Planificación de compras

Realizar una lista con los productos que necesitamos y que formarán parte de nuestra cesta de la compra nos ayuda a encontrar la combinación de bienes preferida dentro de un presupuesto fijo y establecido para un periodo, fecha o situación determinada.

La aplicación Excel siguiente permite confeccionar la lista y calcula en forma de porcentaje la importancia de cada artículo en relación con el presupuesto total. Además, informa del dinero gastado y disponible en cada momento.

"El hombre debe ordenar sus acciones de tal forma que sea máxima la suma de su goce de la vida" (Gossen)

Aplicación Excel: Planificación de compras

Plan de viabilidad para emprendedores

Un plan de viabilidad es el estudio o simulación de la evolución económico-financiera futura de la empresa como herramienta para evaluar la conveniencia o no de llevar a cabo las inversiones previstas. 

Para considerar viable un proyecto es necesario que el negocio genere beneficios que cumplan unos objetivos determinados, y liquidez suficiente para su buen funcionamiento. De forma simultánea, el plan ha de calcular los riesgos operativos y financieros de la inversión. 

El empresario tratará de maximizar la rentabilidad y minimizar el riesgo, teniendo en cuenta que a mayor rentabilidad, mayor riesgo y viceversa.

La metodología empleada en esta aplicación Excel, es la confección de varios presupuestos de inversiones, financiación, cuentas de resultados y tesorería, y coordinarlos entre sí. Dichos presupuestos se pueden realizar fácilmente con las hojas detalladas a continuación:

Hojas de entrada de datos:

• Detalle de las inversiones, vida útil de los activos y cálculo de amortizaciones.
• Presupuesto de financiación, con tipos de interés, plazos y cálculo de intereses a pagar.
• Presupuesto de ingresos por ventas o servicios prestados, y costes de los aprovisionamientos.
• Gastos de personal, alquileres y generales 

Hojas de resultados:

• Cuenta analítica de resultados.
• Presupuesto de tesorería, calculado a partir de los resultados, al que se añaden los cobros y pagos por operaciones de explotación, inversión y financiación.
• Balance, que recoge el saldo de las cuentas al inicio de la actividad y al final de cada año transcurrido.
• El estudio se completa con análisis mediante ratios, del balance, el punto de equilibrio, las rentabilidades anuales, la rentabilidad del proyecto y el cálculo de riesgo operativo y financiero.

El análisis simultáneo de los distintos estados nos ayudará a evaluar la viabilidad del proyecto, y valorar si la combinación rentabilidad-riesgo es aceptable y cumple los objetivos deseados.

Descargar: Plan-de-viabilidad.xlsx

Diagrama de Pareto

Como resultado del análisis de los factores, elementos o causas que contribuyen a un mismo efecto o resultado, observamos que en múltiples ocasiones unos pocos factores son responsables de la mayor parte de dicho efecto. Esto se conoce como principio de Pareto, en honor al economista italiano, nacido en París, que lo ha explicado en 1906. 

También se le conoce como regla del 80/20 basándonos en que el 80 % del resultado lo genera el 20 % de las causas, o como una ley de potencia por el tipo de relación matemática entre las variables efecto y causa. 

La aplicación práctica del análisis de Pareto se realiza mediante una comparación cuantitativa de las causas, ordenándolas en una tabla, de mayor a menor, según su porcentaje de contribución a un efecto determinado. Una vez ordenadas obtenemos los porcentajes acumulados con objeto de conocer el grado de concentración de las causas más importantes. La representación gráfica de la tabla indicada es el diagrama de Pareto que aporta una imagen intuitiva del análisis.
La aplicación Excel siguiente, a partir de la introducción de las causas o elementos con su frecuencia correspondiente, calcula la tabla y diagrama de Pareto.
El diagrama de Pareto descubre los aspectos prioritarios que hay que tratar para conseguir un objetivo o resolver un problema determinado, diferenciando los pocos factores vitales de los muchos factores útiles, que contribuyen al resultado. Es, por tanto, una herramienta útil tanto en las ciencias naturales como en las sociales, siendo algunos ejemplos de su aplicación el control de calidad, distribuciones de la renta, ventas, costes, producción, inventarios, etc.

Bajar Libro Excel: diagrama_pareto.xls

Estimación de la tendencia lineal en ingresos y gastos

Conocer la dirección que toman nuestros ingresos y gastos a lo largo de año es importante para obtener previsiones sobre nuestra economía familiar. Esto se puede determinar mediante la estimación de la tendencia lineal de la serie (ingresos o gastos) objeto del análisis.

La tendencia es un movimiento regular no recurrente que presentan las series temporales según el análisis clásico (otros componentes son la estacionalidad, ciclos y variaciones irregulares). La estimación de la tendencia lineal se puede realizar por diversos procedimientos (MCO, medias móviles, primeras diferencias, etc.). En esta aplicación, la tendencia, se estima a partir del gráfico Excel, agregando la línea de tendencia lineal con su función y el coeficiente de determinación (R cuadrado) que representa la bondad del ajuste. Para cambiar de serie, sobre el gráfico se selecciona el concepto de ingreso o gasto a representar y el periodo con datos del mismo.

El objetivo de la  aplicación es el seguimiento de los conceptos más importantes de ingresos y gastos de nuestra economía personal y estimación de sus tendencias lineales, que al menos nos facilita una idea intuitiva de su movimiento en el tiempo como ayuda a nuestras previsiones.
.

Free download: Estimación de tendencia en ingresos y gastos

Calculador del coste del coche por km.

El coche es un bien de consumo duradero de nuestro tiempo. Hoy en día no podemos imaginarnos la vida sin coches. Todos, de alguna forma, lo utilizamos habitualmente como medio de transporte.  Según un estudio reciente de Serguros.es, el 77,4 % de los hogares españoles tiene al menos un coche, y la media en España es de 1,75 turismos por hogar. Otro informe del servicio de estudios del BBVA indica que los españoles nos gastamos el 30 % de nuestro presupuesto en el coche. Esto puede darnos la idea de su importancia, por ello, en el momento  de comprar un vehículo es conveniente llevar a cabo un análisis amplio de los múltiples aspectos del mismo (prestaciones, seguridad, emisiones de CO₂, coste, consumo, mantenimiento, etc.) con objeto de obtener durante el periodo de disfrute la máxima satisfacción posible y conocer cuanto afectará a nuestro presupuesto.

La aplicación Excel siguiente se encarga de la parte económica. Para ello, a partir de la inclusión de unos datos básicos, calcula el coste anual y por kilómetro. Se pueden incluir datos desde uno hasta cuatro coches para realizar una comparativa entre los mismos.

Free download: Coste comparativo de vehículos

Presupuesto de ingresos y gastos

El presupuesto de ingresos y gastos es un instrumento útil para una empresa, negocio, asociación, familia, evento, a nivel personal, etc. para llevar a cabo un plan o programa financiero destinado a la obtención de unos objetivos durante un periodo futuro determinado.

La confección del presupuesto ayuda a la asignación y ajuste de los recursos disponibles a las necesidades de la entidad, familia, persona, etc.  En función de sus objetivos. 

Una vez realizado, entre otras funciones, minimiza el riesgo financiero de la empresa o actividad, sirve de guía para ejecutar cada una de las partidas de ingresos y gastos, es una referencia en las políticas a seguir, constituye un elemento de control, permite realizar comparaciones con otros periodos o unidades. Etc.

La aplicación Excel tiene como objetivo la elaboración de un presupuesto rápido y sencillo. Se introducen los importes para cada categoría de ingresos, gastos y su periodicidad, calculando automáticamente el total anual por categoría, total de ingresos, total de gastos y superávit o déficit. Además, representa gráficamente las partidas más destacadas.

Free Download: Presupuesto de Ingresos y Gastos

Previsión de cobros y pagos

Tanto las empresas como las personas realizamos cobros y pagos de forma aplazada. Esto supone un problema para nuestra tesorería si no llevamos unas previsiones adecuadas, dado que se pueden presentar situaciones de falta de liquidez o bien de exceso de dinero que podríamos rentabilizar si lo invertimos en un activo financiero cobrando algún interés.

Para obtener el estado de previsiones de tesorería, debemos agrupar los cobros y los pagos por su fecha prevista de realización o vencimiento. Para ello tenemos la siguiente aplicación Excel que nos facilita la tarea, registrando las operaciones e indicando para cada concepto, el mes de cobro o pago previsto. A partir de los datos tabulados obtenemos la previsión total de los cobros y pagos agrupados para cada mes, que nos permite elaborar el presupuesto de tesorería, que utilizaremos para gestionar las fuentes de financiación necesarias y sacar una rentabilidad por las puntas de tesorería que se produzcan.

.

Free Download: Previsión de cobros y pagos

Previsión de fondos necesarios para financiar obras y construcciones

La realización de obras y construcciones implica la necesidad de fondos para financiar las inversiones realizadas como consecuencia de los desfases entre los cobros y pagos típicos en esta actividad. En decir, la empresa constructora realiza una serie de pagos en la ejecución de la obra, que podemos considerar como una inversión, que recupera con un desfase temporal mediante certificaciones o al final de la obra.
Es importante realizar una previsión de los fondos necesarios para cubrir dichas inversiones antes de iniciar la obra y también durante la ejecución de la misma para evitar problemas de financiación y tesorería.

La previsión se puede realizar con la aplicación Excel siguiente que sirve para contabilizar los cobros y pagos, calculando el importe de la inversión por meses a partir de la diferencia entre los totales acumulados de cobros y pagos.

 

Previsión de inversiones en obras y construcciones

Planificación de fiestas y eventos

La planificación de una fiesta, evento o celebración puede definirse como un inventario de todas las necesidades, programas, objetivos y recursos disponibles para su realización.

En primer lugar, se debe fijar la fecha, relacionar los invitados y establecer el programa a seguir para alcanzar los objetivos de la celebración.

A continuación se calculará el presupuesto necesario, detallando los gastos en decoración, música, comida, bebida, catering, etc.

El siguiente paso será analizar como se va a financiar la celebración. Esto puede ser con recursos propios o ahorro, donativos, venta de entradas, venta de artículos, etc.

La planificación sirve para anticiparse y evitar imprevistos o problemas en el desarrollo del evento. El resumen del presupuesto de gastos y su financiación, nos informará de su viabilidad y de las gestiones necesarias para tener todo a punto el día de la fiesta.

La plantilla siguiente Excel, intenta realizar los pasos anteriores. No obstante, puede modificarse con objeto de adaptarla a cada caso determinado.

Planificación de fiestas y eventos

Análisis del consumo en horas trabajo

El consumidor necesita trabajar para obtener una renta destinada al consumo de bienes, servicios y ahorro. Se supone que el consumidor elige entre todas las alternativas de consumo posibles, de modo que su utilidad sea máxima. Pero tal elección depende de criterios subjetivos, que incluso cambian con el tiempo y en diferentes situaciones. Por ello, es importante que utilice, además, otros métodos de análisis que le ayuden a evaluar el consumo realizado en las diferentes categorías o grupos de gasto, como puede ser el número de horas de trabajo que emplea en cada bien o servicio.

Este análisis se puede realizar siguiendo los siguientes pasos:

1. Empezará por calcular lo que gana realmente por cada hora de trabajo. Una primera aproximación se obtiene dividiendo su salario bruto entre el número de horas trabajadas. Pero el cálculo puede aproximarse más añadiendo algunos costes en dinero y tiempo que implica la realización del trabajo. A los ingresos habrá que restar los gastos condicionados por el trabajo como ropa de trabajo, cursos, transporte, comida, sociales, etc. y a las horas empleadas en el trabajo hay que sumar las realizadas en las actividades extra indicadas.
2. Una vez que sabe con más aproximación lo que gana por hora de trabajo efectiva, podrá calcular cuantas horas de trabajo emplea en alimentos, vestir, ocio, cultura, etc., simplemente dividiendo el gasto total por cada concepto de gasto entre el ingreso por hora.

La aplicación Excel siguiente consta de dos hojas que realizan las operaciones indicadas y, de dos gráficos, uno que relaciona las horas de trabajo empleadas con cada grupo de gasto, o desde otro punto de vista ¿cuántas horas cuesta cada categoría de gasto? El otro gráfico, tipo tarta, informa de la distribución del total de horas, según el periodo elegido: mensual o anual, en cada grupo de bienes.

Free download: Análisis del consumo en horas de trabajo

Gráficos Z

Los gráficos Z están formados por tres series que al representarlas configuran la forma de la letra zeta y de aquí reciben su nombre. La primera serie representa en el tiempo un fenómeno económico (ventas, ingresos, costes, etc.); la segunda lo refleja en forma acumulativa, sumando a cada mes los anteriores del mismo año; la tercera representa el TAM (tendencia anual móvil), que consiste en la suma de los datos de los 12 meses anteriores.

Este último parámetro es muy importante y se utiliza mucho en las empresas porque permite comparar la evolución de una variable económica sin la influencia de factores estacionales.

La aplicación Excel realiza los gráficos Z a partir de los datos de una variable durante un periodo de cinco años.

Libro Excel: graficos_z.xls

Presupuesto personal

Para evitar situaciones de agobio financiero, tanto a nivel personal como empresarial es conveniente llevar unas previsiones de los cobros, pagos, ahorro, necesidades financieras y disponibilidades que vamos a tener a lo largo del año. Con esta hoja Excel, se puede realizar un presupuesto mensual de ingresos y gastos personales para calcular y representar gráficamente los conceptos indicados. De esta forma podemos anticiparnos a situaciones de falta de liquidez solicitando la financiación adecuada, o bien, podemos gestionar la colocación de nuestros ahorros en depósitos o fondos de inversión con el objetivo de obtener la máxima rentabilidad.

Plantilla Excel : presupuesto_personal

Análisis del presupuesto de tesorería de la empresa

Aunque una empresa sea rentable, puede presentar problemas de liquidez porque esta, depende de la evolución de los cobros y los pagos en vez de los ingresos y los gastos. Entonces, frente al análisis estático de la liquidez mediante ratios, hay otra opción que es el estudio dinámico de los cobros y pagos, y a partir de ellos, las necesidades de financiación y el saldo de caja previstos.
El presupuesto de tesorería determina con anticipación la situación de liquidez de la empresa y, por tanto, permite anticiparse a posibles problemas y en caso de que sea necesario, buscar formas de financiación adecuadas.
El libro Excel solicita la entrada resumida del presupuesto, dando como salida el exceso o déficit, las necesidades financieras y el saldo de caja previsto. También se analizan los datos gráficamente y se calculan las tendencias.

Plantilla Excel: presupuesto_tesoreria