Diagrama de Pareto

Como resultado del análisis de los factores, elementos o causas que contribuyen a un mismo efecto o resultado, observamos que en múltiples ocasiones unos pocos factores son responsables de la mayor parte de dicho efecto. Esto se conoce como principio de Pareto, en honor al economista italiano, nacido en París, que lo ha explicado en 1906. 

También se le conoce como regla del 80/20 basándonos en que el 80 % del resultado lo genera el 20 % de las causas, o como una ley de potencia por el tipo de relación matemática entre las variables efecto y causa. 

La aplicación práctica del análisis de Pareto se realiza mediante una comparación cuantitativa de las causas, ordenándolas en una tabla, de mayor a menor, según su porcentaje de contribución a un efecto determinado. Una vez ordenadas obtenemos los porcentajes acumulados con objeto de conocer el grado de concentración de las causas más importantes. La representación gráfica de la tabla indicada es el diagrama de Pareto que aporta una imagen intuitiva del análisis.
La aplicación Excel siguiente, a partir de la introducción de las causas o elementos con su frecuencia correspondiente, calcula la tabla y diagrama de Pareto.
El diagrama de Pareto descubre los aspectos prioritarios que hay que tratar para conseguir un objetivo o resolver un problema determinado, diferenciando los pocos factores vitales de los muchos factores útiles, que contribuyen al resultado. Es, por tanto, una herramienta útil tanto en las ciencias naturales como en las sociales, siendo algunos ejemplos de su aplicación el control de calidad, distribuciones de la renta, ventas, costes, producción, inventarios, etc.

Bajar Libro Excel: diagrama_pareto.xls

Gestión de productos perecederos

La gestión de productos perecederos o con periodo de caducidad corto, como pueden ser frutas, pescados, yogures, etc. requiere el establecimiento de controles especiales para minimizar las pérdidas por su deterioro. Una técnica útil consiste en conocer la tasa de pérdida obtenida sobre el total entradas. A partir del conocimiento de dicho porcentaje podemos evaluar que productos nos interesa comercializar e incluir esta pérdida dentro de los costes variables y fijar el precio de venta adecuado.
El libro Excel, a partir de una base de datos, realiza un resumen, utilizando una tabla dinámica, con los totales de entradas, pérdidas, y tasas mínima, media y máxima para cada producto.

Download: Gestión de productos perecederos

Gráficos Z

Los gráficos Z están formados por tres series que al representarlas configuran la forma de la letra zeta y de aquí reciben su nombre. La primera serie representa en el tiempo un fenómeno económico (ventas, ingresos, costes, etc.); la segunda lo refleja en forma acumulativa, sumando a cada mes los anteriores del mismo año; la tercera representa el TAM (tendencia anual móvil), que consiste en la suma de los datos de los 12 meses anteriores.

Este último parámetro es muy importante y se utiliza mucho en las empresas porque permite comparar la evolución de una variable económica sin la influencia de factores estacionales.

La aplicación Excel realiza los gráficos Z a partir de los datos de una variable durante un periodo de cinco años.

Libro Excel: graficos_z.xls

Gestión de productos perecederos

Hay numerosos mercados que operan con productos perecederos, como es el caso de productos vegetales, frutas, pescados, cárnicos, lácteos, conservas, bebidas, medicinas, etc. En general todo tipo de alimentos y medicinas sensibles a la temperatura, humedad, luz, al paso del tiempo, etc.
El manejo de estos productos implica un elevado control por parte de las empresas oferentes con el objetivo de darles salida antes de su caducidad, evitando con ello perdidas de rentabilidad importantes. Lo mismo ocurre con productos afectados por obsolescencia y demandas del mercado estacionales o puntuales.
La hoja Excel siguiente es un registro de entradas que calcula automáticamente la fecha de salida en función de los días de duración establecidos para cada artículo o referencia, indicando además la situación en que se encuentra: válido o caducado.

Hoja Excel: productos_perecederos.xls

Gestión de inventarios y pedidos

El cálculo de la cantidad óptima de pedido es la que resulta de minimizar los costes de renovación y de almacenamiento, manteniendo un nivel adecuado de existencias para el funcionamiento de la empresa.

Los costes de renovación aumentan con el número de pedidos y disminuyen con el nivel de existencias. Los costes de almacenamiento aumentan con el incremento del nivel medio de existencias y se reducen con el incremento de pedidos.

La suma de ambos costes es el coste total, por lo que el objetivo es buscar un equilibrio entre ambos tipos de costes, de modo que la suma sea mínima. Bajo el supuesto de stock de seguridad igual a cero, el punto se consigue cuando:

coste anual de renovación=coste anual de almacenamiento

A continuación se deduce la fórmula que calcula el pedido óptimo bajo el supuesto de un consumo de mercancías lineal durante todo el año:

siendo:

q=cantidad de producto, en unidades físicas, comprado en el año
Q= tamaño del pedido óptimo, en unidades físicas.
k=coste de cada pedido
g=coste de almacenamiento de una unidad física de producto (coste de almacenamiento + coste financiero)
S=stock de seguridad

El nivel óptimo de pedido es el que hace mínimo la función de costes totales:

Ct=k(q/Q)+g(S+Q/2)

derivando respecto de Q, igualando a cero y despejando Q:

Q=raíz cuadrada(2kq/g)

La hoja Excel que se enlaza a continuación permite calcular para varios productos a la vez, el valor óptimo de pedido, el nivel medio de existencias, los costes de almacenamiento y reposición, así como el número de días que hay entre cada pedido, empleando la teoría y supuestos indicados anteriormente.

Hoja Excel: gestion_inventarios