El tiempo es un recurso especial y muy valioso para cualquier persona, pero nadie lo puede controlar directamente. No obstante, dado que las actividades que realizamos a diario requieren tiempo, a través de una gestión y valoración adecuada de las mismas, podemos realizar una administración eficiente de nuestro tiempo.
Para ello debemos partir de dos conceptos de tiempo, con origen en la antigüedad griega. Por un lado, está el tiempo cronos, que representa al tiempo cronológico y secuencial, y por otra, el tiempo kairós (o kayrós), que se refiere al momento adecuado, al tiempo cualitativo, oportuno o justo, donde la eficacia y la eficiencia están presentes. En cronos todo el tiempo vale igual y, por tanto, daría lo mismo ejecutar cualquier tarea, ninguna tiene preferencia sobre otra. En cambio, en el tiempo kairós se está ejecutando la tarea en el momento preciso. Una actitud pasiva ante las tareas, equivale a estar en el tiempo cronos. Una actitud proactiva nos lleva al tiempo kairós, y nos permite conseguir la gestión eficaz y eficiente del mismo. Por lo tanto, nos interesa situarnos siempre que sea posible en el tiempo kairós.
Esto se puede realizar mediante la técnica de valorar las tareas aplicando criterios de importancia y urgencia. El resultado es una matriz de prioridades, propuesta inicialmente por Stephen R. Covey. La matriz urgente-importante establece un orden de prioridades para múltiples tareas que realizamos a diario. Se obtiene mediante los siguientes pasos:
- Confección de un inventario de tareas.
- Se determina a qué cuadrante pertenece cada una en la matriz, según la combinación de los criterios siguientes:
- A - Importante y Urgente
- B - Importante y No urgente
- C- No importante y Urgente
- D - No importante y No urgente
Una vez clasificadas, debemos realizar inmediatamente las tareas del cuadrante A, programar las del cuadrante B, delegar las del cuadrante C y no hacer nada con las del cuadrante D.
La hoja Excel, indicada abajo, ayuda en la aplicación de esta técnica. Se relacionan las tareas y se identifican a qué cuadrante pertenecen según los criterios de importancia y urgencia comentados. Además, se les asigna el tiempo estimado para su ejecución. A partir de estos datos, la aplicación calcula el valor de cada cuadrante de la matriz, sumando el tiempo asignado de las tareas que comparten criterios y los representa mediante un gráfico de burbujas. Si el tamaño de las burbujas se corresponde con el orden de los cuadrantes, todo indica que se está dedicando más tiempo a las tareas prioritarias y, por tanto, realizando una buena gestión del mismo. Si no se cumple la norma anterior, debemos revisar la calificación y el tiempo asignado a las tareas con el objeto de mejorar la gestión de nuestro tiempo.
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