Gestión eficaz y eficiente del tiempo

El tiempo es uno recurso especial y muy valioso para cualquier persona, pero nadie lo puede controlar directamente. No obstante, dado que las actividades que realizamos a diario requieren tiempo, a través de una gestión y valoración adecuada de las mismas, podemos realizar una administración eficiente de nuestro tiempo.
Para ello debemos partir de dos conceptos de tiempo, con origen en la antigüedad griega. Por un lado está el tiempo chronos, que representa al tiempo cronológico y secuencial, y por otra, el tiempo kairós (o kayrós), que se refiere al momento adecuado, al tiempo cualitativo, oportuno o justo, donde la eficacia y la eficiencia están presentes. En chronos todo el tiempo vale igual y por tanto daría lo mismo ejecutar cualquier tarea, ninguna tiene preferencia sobre otra. En cambio en el tiempo kairós se está ejecutando la tarea en el momento preciso.  Una actitud pasiva ante las  tareas,  equivale a estar en el tiempo chronos. Una actitud proactiva nos lleva al tiempo kairós, y nos permite conseguir la gestión eficaz y eficiente del mismo. Por lo tanto, nos interesa situarnos siempre que sea posible en el tiempo kairós. 
Esto se puede realizar mediante  la técnica de valorar las tareas aplicando criterios de importancia y urgencia. El resultado es  una matriz de prioridades, propuesta inicialmente  por Stephen R. Covey. La matriz urgente-importante establece un orden de prioridades para multiples tareas que realizamos a diario. Se obtiene mediante los siguientes pasos:
  1. Confección de un inventario de tareas.
  2. Se determina a que cuadrante pertenece cada una en la matriz, según la combinación de los criterios siguientes:
  • A - Importante y Urgente
  • B - Importante y No urgente
  • C- No importante y Urgente
  • D - No importante y No urgente

Una vez clasificadas, debemos realizar inmediatamente las tareas del cuadrante A,  programar  las del cuadrante B, delegar las del cuadrante C y no hacer nada con las del cuadrante D. 

La hoja Excel, indicada abajo,  ayuda en la aplicación de esta técnica. Se relacionan las tareas y se identifican a que cuadrante pertenecen según los criterios de importancia y urgencia comentados. Además se les asigna el tiempo estimado para su ejecución.  A partir de estos datos la aplicación calcula el valor de cada cuadrante de la matriz, sumando el tiempo asignado de las tareas que comparten criterios y los representa mediante un gráfico de burbujas. Si el tamaño de las burbujas se corresponde con el orden de los cuadrantes todo indica que se está  dedicando más tiempo a las tareas prioritarias y por tanto, realizando una buena gestión del mismo. Si no se cumple la norma anterior debemos revisar la calificación y el tiempo asignado a las tareas con el objeto de  mejorar la gestión de nuestro tiempo.
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14 comentarios:

Prof. Rene Dominguez dijo...

Muchas gracias, practicare yaque estoy un poco trabado con mis actividades y productiviada.
Muchas gracias.

AMALE JAUREGUI dijo...

Importante aportación y distinción. Considero que con la experiencia vamos utilizando más óptimamente el kairós, del cual nuestra agenda debería llenarse. Personalmente, para el kairós utilizo mi agenda mental, principalmente.

Artemio dijo...

Gracias por vuestros comentarios. Amale, como sicóloga, me alegro que compartas las mismas afirmaciones expuestas para la gestión de nuestra vida personal y profesional. Importante tu aclaración sobre el valor de la experiencia. Saludos.

EDWIN dijo...

Hola Artemio, excelente el ejercicio, me srevira d emucho, quisisera consultarte, como puedo activarlo el grafico en el excel 2010.

Gracias

Alejandro dijo...

hola Artemio, excelente, excelente.

AMALE JAUREGUI dijo...

Aclarar además que considero el kairós el momento adecuado para decir las cosas, no únicamente en cuanto a su importancia y urgencia, que la tienen, sin duda, sino si es conveniente, además, decir o hacer ciertas cosas cuando las pensamos, o es preferible esperar, ya que no es el momento kairós. En el campo de las relaciones, ya sean laborales, familiares, sociales, es imprescindible tenerlo en cuenta. Saludos.

Storming Cioran dijo...

buen dia, cual seria la contraseña de los documentos?

gracias

Artemio dijo...

En este caso, simplemente desproteger la hoja y ya está. Saludos

marlon.orellana01 dijo...

Excelente muy buena herramienta...saludos

Manuel dijo...

Hola Artemio: Te vengo sirviendo hace poco pero realmente las plantillas que manejas son de muchísima ayuda, sobre todo a los que somo docentes ya que permiten de una manera didáctica enseñarle a mis alumnos su uso contrastado con la teoría.
Gracias y sigue adelante

Manuel

Artemio dijo...

Marlon; Manuel: muchas gracias. Saludos

kvvargask dijo...

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After Bankruptcy discharge
After receiving your bankruptcy discharge papers the first thing you will want to do is get bankruptcy discharge updated and make sure that the information reported on it is correct.

Emilio dijo...

hola artemio, me podrias pasar la contraseña para desproteger las hojas, lo cual en muchos casos no me lo permite sin la misma.
mis e mail son emilio-fer@hotmail.com y emilioafb@gmail.com
gracias por tus planillas!!

EMILIO

Artemio dijo...

COMO AMPLIACION A LO EXPUESTO SOBRE LA UTILIZACION EFICAZ Y EFICIENTE DEL TIEMPO OS FACILITO LA SIGUIENTE METAFORA-COMPARACION EXPLICATIVA:
Un profesor en su clase de Filosofía, sin decir palabra, cogió un frasco grande vacío y lo llenó con pelotas de golf.
Luego preguntó a sus estudiantes si el frasco estaba lleno y ellos estuvieron de acuerdo en decir que si.
De nuevo, sin decir nada, el profesor cogió una caja llena de canicas y la vació dentro del frasco.
Las canicas llenaron los espacios vacíos entre las pelotas de golf.
El profesor volvió a preguntar a los estudiantes si el frasco estaba lleno y ellos volvieron a decir que si.
Luego...el profesor cogió una caja con arena y la vació dentro del frasco.
Por supuesto, la arena llenó todos los espacios vacíos, y el profesor preguntó nuevamente si el frasco estaba lleno.
En esta ocasión los estudiantes respondieron con un 'si' unánime.
El profesor dijo:
'QUIERO QUE SE DEN CUENTA QUE ESTE FRASCO REPRESENTA LA VIDA'.
Las pelotas de golf son las cosas importantes como la familia, los hijos, la salud, los amigos, .
Son cosas que, aún si todo lo demás lo perdiéramos y solo éstas quedaran, nuestras vidas aún estarían llenas.
Las canicas son las otras cosas que importan, como el trabajo, la casa, el coche, etc.
La arena es todo lo demás. las pequeñas cosas.
Si ponemos primero la arena en el frasco, no habría espacio para las canicas ni para las pelotas de golf.
Lo mismo ocurre con la vida.
Si gastamos todo nuestro tiempo y energía en las cosas pequeñas, nunca tendremos lugar para las cosas realmente importantes.
Presta atención a las cosas que son cruciales para tu felicidad.
Ocúpate de las pelotas de golf primero, de las cosas que realmente importan.
Establece tus prioridades, el resto es solo arena.